Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp của các nhà cung cấp trong và ngoài nước. Tuy nhiên để giải quyết các vấn đề liên quan đến kho hàng, thì bạn hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi nhé.
Tại sao bạn nên sử dụng excel để quản lý kho hàng
Vậy tại sao lại sử dụng excel trong quản lý hàng hóa, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua những lý do sau:
- Tiết kiệm chi phí: Excel là phần mềm được cài đặt miễn phí trên máy tính nên chủ sở hữu sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí đầu tư ban đầu. Tuy nhiên, để sử dụng một cách tốt nhất thì bạn chỉ cần bỏ ra một số tiền để mua bản quyền từ MS Office.
- Quản lý file riêng biệt: Khi quản lý hàng hóa trên Excel, dữ liệu sẽ được lưu trữ trong một file riêng biệt. Điều này giúp chủ cửa hàng giám sát và kiểm soát hàng hóa trong cửa hàng một cách chi tiết và đơn giản nhất.
- Cập nhật dữ liệu rất đơn giản: Chỉ với những thao tác đơn giản, nhân viên có thể cập nhật dữ liệu sản phẩm, giúp cho việc thống kê thông tin xuất nhập hàng hóa nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Những lợi ích mà excel mang lại khi quản lý kho hàng
Giảm thiểu tối đa chi phí hàng lưu kho
Hàng tồn kho có nghĩa là chi phí lưu trữ cũng tăng lên và doanh thu sẽ là cố định. Phần mềm quản lý kho với khả năng giao nhận hàng hóa nhanh chóng có thể là giải pháp hữu hiệu để giảm thiểu những chi phí này.
Có khả năng tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng
Lựa chọn phần mềm quản lý kho phù hợp có thể giúp công ty bạn tối ưu hóa hoạt động quản lý kho bằng excel. Và tất cả các hoạt động thủ công có thể giúp công ty giảm thiểu chi phí và thời gian, đồng thời áp dụng công nghệ tiên tiến vào hoạt động kiểm soát hàng tồn kho và xuất nhập khẩu.
Tạo mối quan hệ tốt giữa đơn vị cung cấp với khách hàng
Phần mềm giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý kho, từ đó giúp cho hàng hóa đến tay khách hàng nhanh hơn. Do đó, lượng cung cũng luân chuyển nhanh hơn và cũng khiến cho nhà cung cấp và khách hàng hài lòng.
Cân bằng lượng hàng tồn kho
Sự thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho có thể ảnh hưởng lớn đến khả năng cung cấp sản phẩm ra thị trường. Với việc kiểm soát số dư hàng tồn kho bằng phần mềm quản lý, các công ty sẽ không còn lo lắng về việc “hết hàng”, “hết hàng”.
7 Tips quản lý kho hàng bằng excel nhanh gọn và chính xác
Tránh lỗi kiểm kê trong excel
Một trong những lý do tại sao các công ty lớn không sử dụng Excel để quản lý hàng tồn kho là nó thường mắc lỗi. Trên thực tế, rất khó để tìm ra nguyên nhân gây ra lỗi trong bảng tính kỹ thuật số và dữ liệu cứng trừ khi bạn biết chính xác lỗi xuất phát từ đâu và tìm kiếm chúng. Cách duy nhất để tránh sai sót trên bảng tính excel là tự đánh giá và kiểm tra hàng ngày để giảm thiểu sai sót.
Cập nhật thường xuyên, liên tục
Để tránh những trường hợp đáng tiếc có thể xảy ra, người quản lý cần đảm bảo rằng bất kỳ ai thực hiện việc xử lý đơn hàng đều phải bám sát các thông tin, dữ liệu trên excel.
Excel không phải là giải pháp quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực, vì vậy số lượng và giá trị hàng tồn kho thực tế thường không khớp với số lượng và giá trị trên bảng tính. Chính vì vậy, mà người quản lý cần cập nhật thường xuyên số liệu tồn kho thực tế để đảm bảo có đủ hàng hóa cung cấp cho thị trường khi khách hàng có nhu cầu.
Kết hợp với công nghệ điện toán đám mây
Khi nhập phiếu nhập kho bằng Excel, thì file sẽ được lưu ngoại tuyến truyền thống, tất nhiên sẽ tiềm ẩn một số hạn chế, thường chỉ một người có thể sử dụng trang tính tại một thời điểm.
Để cải thiện tình trạng này, các công ty có thể sử dụng tính năng quản lý hàng tồn kho trên Excel trên Cloud (OneDrive). Hoặc, bạn có thể sử dụng các công cụ và tính năng thay thế do Google cung cấp để đảm bảo rằng nhiều người có thể truy cập và xử lý dữ liệu trong bảng tính cùng một lúc.
Khi đó, ngay cả quản trị viên cũng có thể mời nhiều người tham gia trang tính bằng cách cấp quyền truy cập và để bảng tính ở chế độ chỉnh sửa. Từ đây, mọi người có thể truy cập trang tính mọi lúc, mọi nơi bằng thiết bị có kết nối internet.
Dành nhiều thời gian để tích hợp và cập nhật lại dữ liệu
Hàng tháng hầu hết các nhà quản lý đều phải dành một khoảng thời gian nhất định, để có thể tích hợp và đồng thời cập nhật lại toàn bộ dữ liệu. Ngoài ra, quản lý cũng phải tạo biểu đồ dạng phác thảo khối lượng hàng hóa dựa vào từng thời kỳ, thời điểm sao cho phù hợp.
Tuy nhiên, thời điểm thích hợp nhất đó là theo tháng/ quý và các dịp lễ, tết hay các chương trình khuyến mãi, tri ân cho khách hạn. Nhưng một trong những điểm hạn chế mà excel mang đến khiến cho người dùng không hài lòng đó cho là không đưa ra được báo cáo, phân tích dữ liệu theo thời gian.
Trường hợp, nếu người dùng muốn dành thời gian nhiều hơn cho việc tích trữ dữ liệu trong một tháng vào trong bảng tổng hợp thì tất cả sẽ được giải quyết hoàn toàn. Tuy là việc này có tốn thời gian một chút, nhưng hiệu quả sẽ khiến cho các nhà quản lý hài lòng lắm đấy, có thể theo dõi và giám sát doanh số bán hàng theo thời điểm nào đó cụ thể.
Đánh giá các dữ liệu
Phần mềm quản lý kho hàng excel còn giúp cho doanh nghiệp có thể theo dõi được không gian kho hàng. Nhưng để có được hiệu quả tốt nhất thì nhà quản lý dĩ nhiên phải bảo đảm được thường xuyên theo dõi ko hàng, có sự tính toán hợp lý.
Có như vậy thì việc xem xét số liệu sẽ được bảo đảm hơn và mang lại các số liệu chính xác. Hơn nữa còn giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian hơn, hạn chế sai lầm.
Xem thêm: Top 10 phần mềm LMS tốt nhất mà bạn nên sử dụng
Thống kê và đánh giá tổng quát
Để làm được điều đó thì trong quá trình quản lý kho hàng bằng excel thì người quản lý bắt buộc phải nhập tất cả dữ liệu, và kết nối máy quét mã vạch với hệ thống trang tính tạo sự đồng nhất.
Tuy là không phải tất cả các hoạt động excel đều được thực hiện dựa vào quy trình tự động hóa, cho nên việc sai sót dễ dàng diễn ra sai sót, hay cũng có thể do người dùng sắp xếp lại nhiều lần, mức lợi nhuận bị đánh giá cao/ thấp đột biến. Một khi trường hợp này xảy ra thì nhà quản lý cần phải theo dõi toàn bộ mọi thứ, đồng thời kiểm tra lại các số liệu trong bảng tính mỗi ngày nhé.
Nắm bắt thời điểm bỏ excel, nâng cấp thành phần mềm
Có thể khẳng định rằng Excel hoàn toàn không thể đáp ứng được nhu cầu quản lý hàng tồn kho của các doanh nghiệp vừa và lớn. Với số lượng hàng hóa lớn, hàng trăm cột như vậy rất phức tạp, mất nhiều thời gian và khó cập nhật, theo dõi hàng ngày. Vì vậy, dù hiệu quả nhưng đến một thời điểm nhất định, các công ty vẫn cần nâng cấp và sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng.
Có thể nói, quản lý kho bằng excel là giải pháp tối ưu nhất cho các đơn vị, cửa hàng, công ty, doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, khi phát triển quy mô kinh doanh, các công ty cần có phần mềm quản lý kho chuyên dụng có thể giúp tự động hóa quá trình nhập và xử lý dữ liệu. Và khi đó quản lý kho sẽ được kết hợp với quản lý bán hàng và công nợ thông qua phần mềm quản lý.
Kết luận
Mặc dù quản lý hàng hóa bằng Excel đơn giản và tiết kiệm chi phí nhưng vẫn còn nhiều hạn chế trong việc sử dụng. Vì vậy, việc kết hợp Excel với phần mềm bán hàng trong việc quản lý hàng tồn kho sẽ là giải pháp tốt cho các chủ cửa hàng. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các chủ cửa hàng áp dụng hiệu quả trong hoạt động quản lý hàng hóa cho cửa hàng.
