Kiến thức công nghệ ứng dụng trong đời sống và kinh doanh ngày nay không còn là chuyện của riêng dân kỹ thuật. Chiếc điện thoại bạn cầm mỗi sáng, phần mềm tính tiền ở quán cà phê đầu ngõ hay chiếc camera trong văn phòng nhỏ đều là công nghệ. Đội ngũ chúng tôi làm tư vấn giải pháp số đã nhiều năm. Chúng tôi thấy khoảng cách giữa người hiểu công nghệ và người còn e dè đang thu hẹp dần. Bài viết này tổng hợp những mảng ứng dụng thiết thực nhất, giúp bạn biết nên bắt đầu từ đâu.
Khách hàng hay hỏi chúng tôi một câu: nên đầu tư công nghệ nào trước? Câu trả lời của chúng tôi lúc nào cũng khá giống nhau. Công nghệ không phải đích đến. Nó chỉ là công cụ để giải quyết một vấn đề cụ thể. Nếu chưa xác định được vấn đề ấy, bạn rất dễ mua một thứ đắt tiền mà cuối cùng chẳng ai dùng tới. Vì vậy, khi đọc bài này, hãy để trong đầu một câu hỏi: công việc của mình đang chậm ở khâu nào?
Công nghệ đã thay đổi thói quen sống hằng ngày như thế nào
Thay đổi rõ nhất chúng tôi quan sát được nằm ở thói quen tiêu dùng. Người dùng giờ quen đặt đồ ăn qua ứng dụng, thanh toán bằng mã QR và theo dõi nhịp tim qua đồng hồ đeo tay. Những việc từng chiếm cả buổi sáng nay chỉ cần vài thao tác. Điều thú vị là phần lớn mọi người không còn coi đó là công nghệ nữa. Nó đã trở thành một phần sinh hoạt bình thường, gần như không ai để ý.
Nhà thông minh là ví dụ rất gần gũi. Đội ngũ bên mình từng tư vấn cho một gia đình ở Thủ Đức lắp khóa cửa vân tay kết hợp camera xem từ xa. Lúc đầu họ khá dè dặt vì sợ phức tạp. Sau một tuần dùng thử, chị chủ nhà kể rằng cả nhà không còn muốn quay lại chìa khóa cơ nữa. Con đi học về có thể tự mở cửa mà không phải chờ mẹ nhắn tin.
Mua sắm cũng đổi khác nhiều. Không ít người Việt giờ quen đặt hàng Trung Quốc qua AliExpress hoặc các sàn tương tự, tìm nguồn hàng giá tốt mà không cần đi qua quá nhiều trung gian. Với người kinh doanh online, đây là kỹ năng nên học sớm. Nó quyết định bạn có tìm được sản phẩm hợp túi tiền khách hàng hay không.
Ứng dụng công nghệ trong vận hành doanh nghiệp nhỏ
Doanh nghiệp nhỏ không cần công nghệ hoành tráng mới hiệu quả. Chúng tôi từng làm việc với nhiều chủ shop online chỉ dùng vài công cụ đơn giản, nhưng vận hành lại trơn tru hơn hẳn đối thủ đang ôm một hệ thống cồng kềnh. Chìa khóa nằm ở chỗ chọn đúng thứ cần thiết rồi dùng cho thật kỹ. Đừng nghĩ phải có đủ mọi thứ mới bắt đầu được.
Website bán hàng tử tế là khoản nên ưu tiên đầu tiên. Nó không chỉ để trưng bày sản phẩm. Với khách lần đầu nghe về thương hiệu của bạn, website là nơi họ kiểm tra xem bạn có đáng tin hay không. Trang tải chậm, giao diện lộn xộn hay thiếu thông tin liên hệ đều khiến họ rời đi rất nhanh. Vì thế chúng tôi luôn nhắc khách hàng chăm chút phần này trước khi chạy quảng cáo, bởi quảng cáo đưa khách đến mà website không giữ được họ thì tiền bỏ ra cũng mất trắng.
Song song đó, phần mềm quản lý bán hàng giúp chủ shop theo dõi tồn kho, doanh thu và công nợ mà không phải ngồi cộng sổ tay mỗi tối. Chúng tôi từng gặp một cửa hàng thời trang nhỏ mất gần hai ngày cuối tháng chỉ để đối chiếu đơn với số hàng còn trong kho. Sau khi chuyển sang phần mềm đồng bộ tồn kho theo thời gian thực, công việc ấy rút xuống còn chưa đầy một buổi. Chủ shop nói họ có thêm thời gian để nghĩ về sản phẩm mới.
Với ngành dịch vụ có lịch hẹn dày như spa hay salon tóc, phần mềm chuyên biệt lại càng cần thiết. Trùng lịch là lỗi phổ biến nhất khi quản lý bằng Excel. Mỗi lần khách đến nhầm giờ là một lần trải nghiệm bị hỏng. Phần mềm có nhắc lịch tự động giúp giảm đáng kể chuyện này. Ngoài ra, chủ tiệm còn thấy rõ hiệu suất từng nhân viên qua số liệu cụ thể.
Ba nhóm phần mềm mà doanh nghiệp nhỏ thường cần
- Phần mềm quản lý bán hàng và tồn kho, giữ số liệu khớp với thực tế.
- CRM đơn giản để lưu lịch sử mua hàng, giúp chăm khách đúng lúc và đúng nhu cầu.
- Công cụ kế toán cơ bản, rút ngắn thời gian đối soát sổ sách cuối tháng.
Bạn không nhất thiết phải mua đủ cả ba cùng lúc. Hãy bắt đầu từ nhóm đang gây đau đầu nhất, dùng thử ít nhất một tháng rồi mới quyết định mở rộng. Cách này an toàn hơn nhiều so với việc đầu tư dàn trải ngay từ đầu.
Marketing online và vai trò của công nghệ trong tăng trưởng
Sản phẩm tốt thôi thì chưa đủ. Bạn còn phải đưa sản phẩm đó đến đúng người mua, và đây là chỗ công nghệ marketing phát huy tác dụng rõ nhất. Qua nhiều dự án, chúng tôi thấy không ít chủ shop bỏ qua các kênh miễn phí hoặc chi phí thấp, dù hiệu quả của chúng không hề nhỏ. Có khi chỉ cần thay đổi cách viết mô tả sản phẩm cũng đủ làm lượng khách tăng lên rõ rệt.
Quảng cáo mạng xã hội, email marketing, hay đơn giản là tối ưu nội dung để website lên kết quả tìm kiếm, đều là những ứng dụng công nghệ phục vụ trực tiếp cho kinh doanh. Bạn không cần ngân sách lớn để bắt đầu. Một trang mạng xã hội được cập nhật đều đặn, kết hợp với website chuẩn SEO, có thể mang về nguồn khách ổn định sau vài tháng kiên trì. Điều quan trọng là duy trì nhịp đăng bài, đừng làm theo kiểu nóng vài tuần rồi bỏ.
Đội ngũ bên mình từng đồng hành cùng một cửa hàng mỹ phẩm nhỏ. Họ không có ngân sách chạy quảng cáo lớn, nên chúng tôi tập trung viết nội dung hướng dẫn chọn sản phẩm theo loại da và tối ưu trang sản phẩm. Sau khoảng sáu tháng, lượng khách đến từ tìm kiếm tăng đều mỗi tháng, trong khi chủ shop không tốn thêm đồng nào cho quảng cáo trả phí. Đó là minh chứng cho thấy kiên nhẫn với kênh tự nhiên đôi khi mang lại kết quả bền hơn.
Công nghệ trong quản lý khách hàng và giữ chân người mua
Giữ chân khách cũ gần như luôn rẻ hơn việc tìm khách mới. Đó là lý do mô hình quản lý quan hệ khách hàng ngày càng phổ biến, kể cả với doanh nghiệp quy mô nhỏ. Bạn không cần một hệ thống phức tạp để bắt đầu. Có khi chỉ cần biết khách nào hay mua gì, vào dịp nào thì quay lại, là đã tạo được khác biệt.
Một bảng ghi ngày sinh nhật, lịch sử mua và sở thích cá nhân của khách đã đủ để tạo trải nghiệm được cá nhân hóa. Khách sẽ cảm thấy mình được quan tâm thật sự, chứ không phải một dòng vô danh trong danh sách đơn hàng. Đôi khi một tin nhắn chúc mừng đúng dịp lại có sức nặng hơn cả một đợt khuyến mãi. Chúng tôi thường thấy các shop nhỏ làm được điều này chỉ bằng một bảng tính được quản lý kỷ luật. Khi số lượng khách đủ lớn thì họ mới nâng cấp lên công cụ chuyên dụng.
Nhiều doanh nghiệp còn ngại đầu tư vì nghĩ rằng sẽ tốn kém. Thực tế, chi phí một phần mềm CRM cơ bản hiện khá dễ tiếp cận, và khoản đó thường được bù lại khá nhanh nhờ tỷ lệ khách quay lại tăng. Chúng tôi khuyên bạn nên theo dõi tỷ lệ khách quay lại trước và sau khi áp dụng, để tự đánh giá hiệu quả bằng số liệu của chính mình thay vì tin cảm tính.
Vai trò của con người phía sau công nghệ
Công nghệ hiện đại đến đâu thì vẫn cần người hiểu cách vận hành nó. Nhu cầu tuyển nhân sự công nghệ tại Việt Nam vẫn tăng đều mỗi năm, nhất là ở mảng ứng dụng di động và website. Điều này cho thấy công nghệ không thay thế con người mà buộc con người phải học thêm, và học liên tục.
Khi tổng hợp các kỹ năng cần có của một lập trình viên ứng dụng di động, chúng tôi nhận ra yêu cầu công việc đã vượt xa việc viết code. Người làm nghề cần hiểu tâm lý người dùng, biết tối ưu tốc độ để người dùng không bỏ giữa chừng, và phối hợp ăn ý với đội thiết kế cũng như marketing. Một ứng dụng kỹ thuật tốt nhưng khó dùng vẫn là một thất bại.
Với doanh nghiệp chưa có đội kỹ thuật riêng, thuê ngoài đơn vị phát triển phần mềm hoặc website là lựa chọn hợp lý. Điều quan trọng là tìm đối tác hiểu đúng nhu cầu của bạn. Đừng chạy theo công nghệ mới nhất nếu nó không hợp quy mô và ngân sách thực tế. Một giải pháp đơn giản nhưng vận hành ổn định thường mang lại giá trị lớn hơn một hệ thống phức tạp bị bỏ không.
Những lưu ý khi bắt đầu ứng dụng công nghệ vào kinh doanh
Đầu tư công nghệ không đồng nghĩa với hiệu quả ngay lập tức. Chúng tôi từng chứng kiến doanh nghiệp mua phần mềm đắt tiền nhưng gần như không dùng, vì nhân viên không được hướng dẫn kỹ hoặc công cụ quá phức tạp so với nhu cầu. Mua về chưa phải là xong. Bạn cần thời gian để cả đội quen với công cụ, và nên có người phụ trách rõ ràng để theo dõi.
Lời khuyên của chúng tôi là bắt đầu từ vấn đề cụ thể đang gặp phải. Nếu bạn mất nhiều giờ để đối soát đơn, hãy tìm phần mềm quản lý bán hàng trước. Nếu khách khó tìm thấy bạn trên mạng, website và SEO nên được ưu tiên. Đừng ôm đồm nhiều công cụ cùng lúc, vì dễ khiến cả đội quá tải và bỏ dở giữa chừng.
Dữ liệu là điểm chúng tôi muốn nhấn mạnh thêm. Càng ứng dụng nhiều công nghệ, doanh nghiệp càng có nhiều thông tin khách hàng cần bảo vệ. Hãy chọn nhà cung cấp có chính sách bảo mật rõ ràng và lịch sử phục vụ đáng tin cậy. Nếu cần tham khảo thêm cách chọn đơn vị cung cấp dịch vụ số, bạn có thể đọc bài Top 7 điều cần biết về review nhà cung cấp dịch vụ trước khi chọn hosting, thiết kế website cho doanh nghiệp nhỏ.
Lời kết
Kiến thức công nghệ ứng dụng trong đời sống và kinh doanh không phải điều gì quá cao siêu. Đó là những công cụ gần gũi, giúp công việc và sinh hoạt hằng ngày trơn tru hơn. Đội ngũ chúng tôi tin rằng doanh nghiệp nào biết chọn đúng công cụ, đúng thời điểm sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí và công sức về lâu dài.
Nếu vẫn còn phân vân chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy nhìn lại việc nào trong công việc đang khiến bạn chậm nhất. Nếu muốn tìm hiểu thêm cách bắt đầu bán hàng trên mạng, bạn có thể đọc 7 bước để bạn bắt đầu kinh doanh online thành công. Đó chính là nơi công nghệ nên được ứng dụng đầu tiên.
