Hiện nay mô hình kinh doanh quán cafe đang là mô hình kinh doanh phổ biến nhất. Nếu bạn đang đi trên đường, thật không khó để tìm được một quán cafe, hầu như mọi con đường, ngóc ngách, hẻm hóc ở bất cứ đâu đều có sự hiện diện của các quán cafe với nhiều loại quy mô khác nhau. Kinh doanh quán cafe là mô hình kinh doanh đơn giản, vốn không quá lớn, tuy nhiên để thành công trong mô hình này hay không thì lại là một câu hỏi khó. Mở một quán cafe thì dễ, nhưng để quản lý hiệu quả quán cafe thì lại là một câu chuyện khác. Chính vì vậy, có rất nhiều người mới bắt đầu kinh doanh cafe thì rất hứng thú, nhưng sau khoảng vài tháng là bắt đầu có dấu hiệu phá sản, do thiếu phương pháp quản lý quán. Vậy làm thế nào để quản lý quán cafe hiệu quả? Hãy cùng Openmagazine tìm hiểu chi tiết bài viết dưới nhé!
Quản lý tài chính
Tài chính là yếu tố quan trọng nhất và là cơ sở để quyết định các yếu tố khác. Nếu chẳng may vấn đề tài chính của quán cafe đang có vấn đề thì nó sẽ dễ gây liên luỵ đến các yếu tố khác, làm giảm sự phát triển của quán.
Quản lý tiền thu
Có rất nhiều vấn đề xảy ra với nguồn thu của quán như: Nhân viên thu ngân thiếu trung thực trong việc thu tiền, không thối lại tiền thừa cho khách, thu nhầm (thu thừa hoặc thiếu) tiền của khách, quên thu tiền khách do quán đông,…
Giải pháp cho vấn đề này:
- phân công ghi chép đầy đủ các khoản tiền thu về từ thu ngân mỗi ngày để đối chiếu với nhau, để xem có sự khác biệt lớn nào xảy ra không
- Trang bị máy order, máy này có thể giúp khách đặt món chính xác, các phép tính được tự động thực hiện, cho biết chính xác số tiền cần phải thu, phải thối,…
- Lắp camera ở quầy thu ngân để hạn chế những thất thoát, gian lận của nhân viên, quan sát các hành vi hành động khác để kịp thời giải quyết. Hiện nay có rất nhiều camera từ xa, cho phép chủ quán có thể theo dõi hoạt động của nhân viên từ điện thoại di động dù đang ở bất cứ đâu.
Quản lý tiền chi
Tiền chi cũng là một yếu tố rất quan trọng, người quản lý cần phải biết kiểm soát tiền chi như thế nào để không gây lỗ vốn, luôn giữ cho nguồn vốn cố định.
Giải pháp cho vấn đề này là đốii chiếu số tiền thu, chi của quán sau mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng. Từ đó sẽ xem xét lại vấn đề chi tiêu và có những quyết định đúng đắn trong việc đưa ra số tiền chi hợp lý
Quản lý nhân sự
Nhân viên là yếu tố quan trọng nhất trong việc phát triển doanh thu cũng như uy tín của quán. Vì nhân viên là người đầu tiên sẽ tiếp xúc với khách hàng, và hỗ trợ khách hàng thực hiện order đồ uống. Có nhiều người nói nhân viên là bộ mặt của quán, nếu thái độ hay cách làm việc của nhân viên không được tốt thì chắc chắn quán sẽ bị đánh giá thấp. Có những trường hợp khi 2 quán cafe hoạt động như nhau nhưng nhiều người chỉ thích ghé quán cafe này mà không phải quán kia chính là do thái độ làm việc của nhân viên. Vì vậy bạn có thể thấy rằng, cách làm việc của nhân viên ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển uy tín của quán.
Một số cách quản lý nhân viên hiệu quả như sau
- Training nhân viên đầy đủ, cẩn thận: Có một số quán rất cẩu thả trong vấn đề này, hầu hết chỉ tuyển dụng nhân viên có kinh nghiệm để giảm thiểu thời gian training, hoặc chỉ nhìn sơ cái CV và cho rằng người này đã phù hợp để làm việc. Dù có kinh nghiệm hay không, dù CV có đẹp hay không thì quản lý quán đều phải dành thời gian training nhân viên mới, vì quy định và cách làm việc mỗi quán khác nhau. Các nhà quản lý phải hướng dẫn đầy đủ, tỉ mỉ từng chi tiết làm việc, lời ăn tiếng nói, thái độ ứng xử, cách xử lý tình huống như thế nào để có thể giải quyết hiệu quả các vấn đề xảy ra
- Xây dựng bảng nội quy riêng cho nhân viên, từ thu ngân, pha chế, bảo vệ. Những nội quy này sẽ giúp cho nhân viên nghiêm túc với các hành vi của mình, và nên thêm cách xử phạt nếu bất kỳ nhân viên nào làm trái đi, tuy nhiên đừng quá nặng nề.
- Thực hiện những chương trình đánh giá nhân viên từ khách hàng. In mẫu đánh giá mặt sau hoá đơn và yêu cầu khách hàng gửi lại, hoặc mua hẳn một máy đánh giá đặt 1 góc nào đó để khách hàng có thể đánh giá trực tiếp lên đó. Ngoài ra có thể tổ chức thêm đánh giá giữa các nhân viên lẫn nhau, từ đó có thể hiểu được cách làm việc của từng nhân viên như thế nào. Sau các đánh giá, bên cạnh hiểu rõ được nhân viên của mình, bạn sẽ biết cách khen thưởng hay xử phạt nhân viên như thế nào để thúc đẩy tinh thần và trách nhiệm làm việc cho nhân viên.
Quản lý nguyên liệu
Việc quản lý nguyên liệu là vấn đề lớn và khó, đặc biệt đối với những người chủ, người quản lý không có kinh nghiệm về nguyên liệu và pha chế. Đặc biệt là đối với bộ phận quầy bar và bếp.
Nếu nhân viên bếp định lượng sai khối lượng cần thiết để pha chế, bảo quản kém nhiên liệu tươi (trái cây, hoa quả,…) thì sẽ gây rất nhiều hậu quả như: giảm chất lượng thức uống, không đủ nhiên liệu để phục vụ,… Từ đó làm giảm đi sự hài lòng của khách hàng, thậm chí là mất đi những khách hàng thân thiết.
Một số trường hợp lợi nhuận thấp hơn dự kiến, nguyên nhân đến từ khâu nguyên liệu đó là các nhân viên khâu này đã thiếu trung thực, ăn chặn khoản tiền này và ảnh hưởng lớn đến doanh thu và kế hoạch phát triển của quán.
Vì vậy các chủ quán, nhà quản lý phải kiểm soát chặt chẽ quá trình này, chủ động dò sát, chú ý đến từng hành động của nhân viên để hạn chế những tổn thất này.
Quản lý Menu quán
Menu là một trong những vấn đề cần quan tâm đến khi quyết định kinh doanh một quán cafe thành công. Menu có thể quyết định khách hàng có thể tăng hay không, sự đa dạng của menu là một cách hiệu quả để thu hút nhiều đối tượng khách hàng. Thay vì chỉ cung cấp những món đơn điệu, chủ quán nên thêm nhiều loại thức uống khác nhau, cập nhật những món mới đang hot, và có thể xây dựng thêm cho chính quán mình một thức uống đặc trưng để gây ấn tượng và lôi kéo sự ham muốn dùng thử của khách.
Bên cạnh đó, cần phải luôn chú ý tới đánh giá, phản hồi của khách hàng với thức uống, để từ đó có thể hiểu rõ hơn nhu cầu hưởng thức của khách hàng và điều chỉnh thức uống như thế nào để phù hợp, đạt chất lượng cao.
Quản lý thiết bị
Thiết bị là những yếu tố nhỏ nhưng lại có vai trò rất lớn trong việc quyết định số lượng khách hàng, và khả năng của dịch vụ phục vụ khách hàng. Có rất nhiều trường hợp liên quan đến thiết bị của quán đã vô tình làm giảm đi sự ưu ái của khách dành cho quán như:
- Ổ cắm điện. Sẽ có người đặt câu hỏi, vào uống cafe chứ vào sạc điện thoại đâu mà phải cần ổ cắm. Bạn có chắc chắn là 100% những người vào uống cafe sẽ không dùng điện thoại? Những hình ảnh vào quán cafe nhưng trên tay là chiếc điện thoại hoặc một cái laptop trên bàn là hình ảnh quá quen thuộc của những quán cafe. Vì vậy việc bố trí thêm nhiều ổ điện gần các bàn là một hành vi quan tâm đến khách hàng, cứ tưởng đấy là việc nhỏ nhưng lại là điều vô cùng tinh tế và ăn điểm trong lòng khách hàng.
- Máy POS, Camera an ninh là những thiết bị không thể thiếu trong việc quản lý và đảm bảo hiệu quả bán hàng của quán. Máy POS sẽ giúp nhân viên order, tính tiền, và phục vụ khách hàng hiệu quả hơn. Camera an ninh là phương tiện hỗ trợ tốt nhất cho khách hàng cũng như chủ quán khi có bất cứ điều gì bất thường xảy ra và cần xem lại video.
- Luôn quan sát và ghi lại tình trạng của các thiết bị để đảm bảo không có thiết bị nào bị hư hỏng đột ngột, đặc biệt là khi có khách ở đó. Khi phát hiện hư hỏng thiết bị, cần sửa chữa, thay thế kịp thời để không gây gián đoạn quá trình buôn bán của quán cũng như trải nghiệm khách hàng.
Quản lý quán Cafe bằng phần mềm
Bên cạnh các phương pháp quản lý quán cafe truyền thống, ngày nay rất nhiều quán đã cải thiện rất rõ trong khâu quản lý hoạt động kinh doanh của quán cafe thông qua phần mềm quản lý quán cafe. Phương pháp này vừa mang lại hiệu quả cao trong kết quả quản lý, còn tiết kiệm thời gian, chi phí, tạo sự thuận tiện cho nhà quản lý. Một số chức năng chính của phần mềm quản lý quán cafe:
- Quản lý gọi món, in hoá đơn, tính tiền, đặt bàn, gộp bàn, đổi bàn. Ngoài ra nó còn có chức năng lưu trữ lịch sử, giúp việc quản lý trở nên hiệu quả hơn.
- Quản lý thực đơn, quản lý bàn
- Quản lý danh sách khách hàng, nhà cung cấp, quản lý thẻ thành viên, tích điểm
- Quản lý tồn kho: định lượng, định mức menu, nhập xuất tồn kho
- Quản lý danh sách nguyên liệu, nhóm nguyên liệu
- Quản lý thu chi, thực hiện báo cáo đầy đủ chi tiết, xuất dữ liệu sang file excel
Một số phần mềm quản lý quán cafe uy tín và hiệu quả
- Phần mềm quản lý quán cà phê Mona Media
- Phần mềm quản lý quán cafe KiotViet
- Phần mềm quản lý quán cafe Cukcuk.vn
- Phần mềm quản lý quán cafe hiện đại Maybanghang.net
- Phần mềm quản lý quán cafe POSapp.
Tóm lại: Việc kinh doanh một quán cafe là không khó nhưng để quản lý hiệu quả và duy trì được hình ảnh của quán qua nhiều thời gian thì là điều không hề dễ dàng. Tuy nhiên chỉ cần theo dõi và áp dụng các cách trên đây chắc chắn việc quản lý quán cafe sẽ không trở thành vấn đề thách thức nữa. Hi vọng với các thông tin và phương pháp này, bạn đã trang bị cho mình những cách tốt nhất để quản lý hiệu quả quán cafe và gặt hái được nhiều thành công trong kinh doanh.
